COMO RESOLVER, DE FORMA PROFISSIONAL E DEFINITIVA, OS PROBLEMAS LIGADOS À INSEGURANÇA DE CONDOMÍNIOS RESIDENCIAIS?

Realizei pesquisa com cerca de 45 síndicos de condomínios residenciais verticais e horizontais. O intuito era saber a principal dificuldade enfrentada pelas administrações quanto ao assunto segurança patrimonial. O resultado foi esclarecedor! Mais de 80% afirmou que boa parcela dos moradores não respeita normas e...

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Realizei pesquisa com cerca de 45 síndicos de condomínios residenciais verticais e horizontais. O intuito era saber a principal dificuldade enfrentada pelas administrações quanto ao assunto segurança patrimonial.

O resultado foi esclarecedor!

Mais de 80% afirmou que boa parcela dos moradores não respeita normas e procedimentos pré-estabelecidos, fragilizando, com isso, a segurança da coletividade.

Outro ponto levantado, é que esses mesmos moradores ameaçam e são grosseiros com porteiros e zeladores quando repreendidos por não seguir as normas. Como a administração não toma a frente do problema, a autoridade dos colaboradores é colocada em cheque, redundando na tendência de os funcionários passarem a fazer vistas grossas para com irregularidades cometidas.

“ As crises são provocadas, alimentadas e solucionadas pela decisão de pessoas. Como conhecemos perfeitamente a imprevisibilidade das reações humanas, antecipar-se e preparar-se é fundamental para reagir acertadamente ”.

Ediana Balleroni/Aberje

É de se frisar ainda que diversos administradores comentaram que muitos desses condôminos que infringem as regras são os que mais clamam por segurança e em virtude disso tumultuam as reuniões e assembleias.

Realmente é um enorme contrassenso!

Esse problema realmente existe na maioria dos prédios e edifícios, mas qual a solução?

Nas entrevistas que realizei, percebi síndicos revoltados com a postura insegura de muitos moradores, mas em contrapartida, quando perguntava qual a estratégia utilizada para tentar reverter esse quadro caótico, não obtive respostas convincentes.

Na prática, ficou claro que existe um vácuo a ser preenchido.

E a solução passa, necessariamente, por um planejamento de ações que ataquem o foco do problema. Assim, as irregularidades serão minimizadas a ponto de não interferir na segurança da coletividade.

O empresário e escritor Edson Vaz Musa, no livro “Portas Abertas”, faz uma citação deveras importante:

“ A comunicação não é útil, é indispensável; não é despesa, é investimento; é um processo permanente ”.

Condomínios residenciais e comerciais pecam quando o assunto é comunicação interna, que deve ser de mão dupla, ou seja, a administração precisa criar estratégias visando conscientizar os envolvidos quanto as questões referentes à segurança do local, como também abrir espaço para reclamações, denúncias e sugestões, não só para os moradores, mas também para os colaboradores, que são os que estão na linha de frente.

Devemos ter em mente que problemas mal administrados ganham corpo e tendem a aumentar os riscos.

É como uma cárie não tratada; pode provocar a perda do dente.

As informações negativas devem ser entendidas como aquisição de experiência e conhecimento. Podem e devem ser usadas em proveito próprio. É como fazer do limão amargo uma deliciosa limonada.

A atividade deve ser constante e evoluir junto às necessidades diárias do condomínio. Erros podem ser corrigidos, mas é melhor evitá-los.

O local de moradia deve ser um porto seguro para todos os residentes e para os que nele trabalham.

A maioria dos condomínios está despreparada para administrar situações desfavoráveis. É necessário, inicialmente, obter dados precisos do ocorrido para o devido registro do sinistro, seguido de resposta rápida, pois a demora na correção gera sensação de impunidade. Rui Barbosa disse certa vez que “justiça tardia, é injustiça”.

A palavra-chave é planejamento. É preciso que a comunicação do condomínio funcione a todo vapor para proporcionar um rápido diálogo entre as partes interessadas.

É necessário ficar atento à percepção do público, ou seja, qual o conceito que os moradores estão tendo da administração.

Os condôminos que geram problemas tendem a negar os fatos ou minimizar o impacto negativo, imputando a culpa a outros.

Aqueles que não gostam de segurança, pois preferem comodidade, geralmente, já tem discurso pronto de defesa. Vão para o ataque, podendo influenciar boa parte dos condôminos com discurso inflamado, mas vazio de verdade e conteúdo.

Portanto, é papel da administração cultivar boa imagem e relacionamento assertivo com todos que moram, trabalham e frequentam o condomínio.

ASSUMINDO O PROBLEMA

O primeiro passo é entender a dimensão do problema e a necessidade de sua resolução. Não é possível minimizar ou relativizar os fatos. Tem que ter em mente que nenhum condomínio está totalmente preparado para as adversidades, mas é possível elaborar mecanismos para amenizá-las.

GERENCIANDO O PROBLEMA

A comunicação nos condomínios deve ser estratégica. Para isso, precisa estar integrada ao planejamento e fazer parte da agenda de trabalho do síndico. O planejamento é fundamental para que as ações não sejam repentinas, como se fossem soluções de última hora. A principal arma da administração ao receber notícia de problema envolvendo morador que descumpriu normas de segurança, é a pronta-resposta.

Sendo assim, o primeiro passo para elaboração do plano de crise é atualizar o conjunto de normas e procedimentos.

Minha experiência no trato com condomínios, é que a maioria possui algumas orientações e regras, que surgiram no início do empreendimento, mas que não foram complementadas e atualizadas, estando, portanto, defasadas, principalmente em decorrência de novos procedimentos e equipamentos de segurança instalados, tais como clausura de pedestres e de veículos, recebimento de entrega delivery na portaria e etc.

Assim, se o edifício não tem aprovado as novas regras, como cobrar com eficácia o seu cumprimento?

Nessa esteira é por demais importante impor penalidades aos infratores para que o síndico possa agir com rigor se alguém descumprir normas aprovadas. O ato de atribuir responsabilidades é facilitar a tomada de decisão pelo administrador, como também respaldar o síndico para agir em uma situação delicada com morador infrator.

METODOLOGIA DE TRABALHO

Para que o síndico possa gerenciar todas as diretrizes estabelecidas, é preciso estabelecer padrões de organização de trabalho. Essa padronização será referência para os próximos administradores.

Indico o “Método PDCA”,  desenvolvido por Walter A. Shewart, na década de 20, que é utilizado por milhares de empresas em todo mundo e significa: planejar, executar, verificar e atuar. Tem como objetivos localizar os problemas, estabelecer metas e planos de ação, garantir a execução do plano e verificar os resultados e a implementação do plano periodicamente, podendo ser aplicado em qualquer empresa e em quaisquer departamentos ou setores.

A lógica é a seguinte:

1) Planejamento de uma ação; estabelecer missão, valor, visão, objetivos (metas), procedimentos e processos (metodologia) necessários para atingir os resultados

2) Execução da ação; realizar, executar as tarefas;

3) Check-list do que foi feito, visando avaliar se tudo está de acordo com o planejado; monitorar periodicamente os resultados, avaliar processos e resultados, confrontando-os com o planejado, os objetivos, especificações e estado desejado, consolidando as informações, eventualmente confeccionando relatórios;

4) Estabelecimento da ação como padrão e busca da sua melhoria ou correção do procedimento, caso os resultados obtidos na verificação não tenham sido os desejáveis; agir de acordo com o avaliado e com os relatórios, eventualmente determinar e confeccionar novos planos de ação, de forma a melhorar a qualidade, eficiência e eficácia, aprimorando a execução e corrigindo eventuais falhas.

5) Revisão do processo visando eliminar ou pelo menos amenizar problemas, até que se defina um padrão, que também deve ser constantemente melhorado.

Dessa forma, o PDCA é utilizado para estabelecer e manter padrões e também para a busca das suas melhorias de forma contínua.

O síndico deve estabelecer dois tipos de metas ao usar a metodologia do PDCA:

   A) Metas para manter, que também podem ser chamadas de metas padrão, ou seja, o intuito é manter os resultados satisfatórios obtidos.

   B) Metas para melhorar. O objetivo é atingir novas metas ou novos resultados.

FASES DO TRABALHO

1) Análise de Risco visando levantar as principais vulnerabilidade, erros e falhas no que tange a toda estrutura de segurança do condomínio relacionada a equipamentos físicos, eletrônicos, normas e procedimentos desatualizadas, sinistros promovidos por pessoas externas e internas e etc. O ideal, é que nessa fase seja contratado analista de risco e consultor de segurança experiente para ajudar no processo de levantamento. Muitos prédios criam Conselho de Segurança composto por 2 ou 3 moradores que são afeitos ao tema em questão para auxiliar o trabalho do síndico;

 2) Definição das ações para prevenir e corrigir eventuais problemas;

3) Estabelecer prioridades pelo grau de risco aos moradores e funcionários do condomínio e domésticos;

4) Verificar se as ações foram bem executadas e se realmente estão funcionando; aconselha-se a elaboração de relatórios para registrar o que deu certo e o que precisa ser melhorado ou reformulado. Todo plano ou ação deve estar alinhado com o planejamento estratégico de segurança do condomínio e precisa apresentar resultados palpáveis;

5) Ação corretiva, sendo que algumas poderão ser implementadas de ofício pelo administrador e outras irão precisar de aprovação em Assembleia Geral;

6) Treinamento e capacitação de funcionários do condomínio e palestras de conscientização para moradores; realizadas anualmente;

7) Análise dos resultados para a implementação do plano, revisão e/ou melhoria do mesmo

8) Padronização dos resultados que forem executadas com sucesso.

Caríssimos síndicos, esse é o caminho; basta seguir e implementar e assim obter bom nível de segurança para o condomínio, de forma profissional e definitiva!

JORGE LORDELLO

 


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