LORDELLO ALERTA SOBRE O EQUÍVOCOS COMETIDOS POR MUITOS SÍNDICOS QUANTO AOS 3 ORÇAMENTOS.

O síndico é o ordenador de despesas do condomínio residencial. É o responsável pela compra de produtos e serviços. Alguns gastos não precisam de aprovação, outros necessitam de aval em assembleia de moradores. A convenção do condomínio deve estipular um limite e com o que...

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O síndico é o ordenador de despesas do condomínio residencial. É o responsável pela compra de produtos e serviços. Alguns gastos não precisam de aprovação, outros necessitam de aval em assembleia de moradores. A convenção do condomínio deve estipular um limite e com o que se pode gastar essa verba. Os conselheiros não têm poder de autorizar gastos; devem somente auxiliar o administrador na tomada de decisões.

Como definir qual produto ou serviço é o melhor a ser adquirido? Quais são os parâmetros para essa escolha?

Não conheço edifício com normatização clara de metodologia para escolha de fornecedores.

O leitor pode estar refletindo sobre a máxima de buscar no mercado vários orçamentos e então decidir pelo mais apropriado.

O síndico é obrigado a sempre levantar 3 orçamentos antes de efetivar compra ou autorizar serviço?

Não existe nenhuma obrigação legal nesse sentido; é somente uma norma não escrita. E será que funciona?

Mas como escolher o melhor orçamento? Quais os requisitos estabelecidos?

Quando a decisão pela despesa fica a cargo de votação de moradores em Assembleia, o síndico, como de praxe, apresenta os 3 orçamentos levantados.

Muitos acreditam que se deve fazer a escolha pelo fornecedor que apresentar o menor valor.

Mas será que isso é correto ou pode gerar prejuízo ao condomínio no futuro?

Uma coisa é certa, geralmente o menor preço não é sinônimo de melhor qualidade, muito pelo contrário.

Pesquisei um prédio que possui 440 vagas para carros de moradores, sendo que pelo menos a metade é descoberta. O síndico resolveu adotar o sistema de crachás para identificar autos. Para tanto, precisou orçar preço de porta crachás para pendurar nos espelhos retrovisores. O resultado dos orçamentos foi o seguinte:

1)Empresa A: R$ 12.50 a unidade

2)Empresa B: R$ 23,00 a unidade

3)Empresa C: R$ 31,00 a unidade

4)Empresa D: R$ 55,00 a unidade

O síndico mandou e-mail para as 4 empresas pedindo desconto para a quantidade de 450 crachás. Os 4 concorrentes ofertaram o mesmo desconto para pagamento à vista, ou seja, 5%.

A pergunta que não quer calar:

Se você fosse síndico, qual orçamento escolheria?

O síndico em tela não teve dúvida, escolheu o orçamento da empresa 1 e assim fez a encomenda no valor de R$ 5.650,00. Com o desconto, a fatura foi de R$ 5.370.00

O raciocínio foi o seguinte:

“ Crachá é tudo igual, pra que pagar o mais caro ”.

Veja quanto ficaria o orçamento com as demais empresas e com o mesmo desconto de 5%:

2)Empresa B: R$ 23,00 a unidade – Total: R$ 9.833,00

3)Empresa C: R$ 31,00 a unidade  – Total: R$ 13.255,00

4)Empresa D: R$ 55,00 a unidade – Total: R$  23.513,00

O leitor pode verificar que a diferença é grande entre os orçamentos.

Portanto, a conclusão é que o síndico fez uma excelente compra e por esse motivo deve ser elogiado.

E foi isso o que aconteceu.

O administrador alardeou a economia que fez, e é óbvio, recebeu dos moradores muitas palminhas nas costas.

Após 8 meses um grave problema começou a surgir nos porta crachás.

Como o sol batia fortemente em boa parte dos carros estacionados, o plástico utilizado, de baixa qualidade, começou a ressecar, sendo que dezenas vieram a quebrar, impossibilitando que ficassem pendurados no quebra sol dos veículos. Assim, o porteiro não tinha mais visualização do crachá pela vidraça da guarita e não liberava a entrada dos carros dos moradores, o que passou a gerar intenso processo de reclamação.

Os elogios ao administrador se transformaram numa enxurrada de críticas!

A correção do problema precisava ser rápida.

Era necessário adquirir novos porta crachás de outra empresa.

Mas qual orçamento escolher dos que restaram da última pesquisa:

2)Empresa B: R$ 23,00 a unidade – Total: R$ 9.833,00

3)Empresa C: R$ 31,00 a unidade  – Total: R$ 13.255,00

4)Empresa D: R$ 55,00 a unidade – Total: R$  23.513,00

A experiência demandava saber qual dos três fornecedores tinha produto que resistisse a alta temperatura provocada pelos raios solares e não ressecasse com tanta facilidade.

O comprador desta vez exigiu comprovação da resistência do material. Somente a empresa D, que apresentou o maior valor, tinha documentação pertinente do fabricante e com as devidas garantias.

Portanto, no caso em tela, o síndico jogou na lata do lixo R$ 5.370.00 ao não comprar o produto correto.

CUIDADOS QUE O SÍNDICO DEVE TER NA HORA DE ORÇAR:

  • Orçamentos são facilmente manipuláveis por fornecedores que não vendem qualidade;
  •  Orçamento mais caro pode não representar o melhor, bem como o mais barato dificilmente vai trazer a satisfação desejada;
  •  O fascínio pela prática dos três orçamentos é ineficaz se os parâmetros para a elaboração não for uniforme;
  • Mas e o prazo de entrega e eventual necessidade de reparo?;
  •  Será que a empresa fornecedora tem muitas reclamações de clientes?;
  • E em caso de substituição, será rápido?;
  • E a garantia? Existe? É cumprida?;
  • Qual a condição financeira atual da empresa fornecedora? Será que irá cumprir o combinado?

Um dos maiores erros cometidos por síndicos é prestar atenção apenas no produto ou serviço que está sendo orçado e esquecer da capacidade técnica e saúde financeira do fornecedor.

A experiência comprova que só se sabe se o seguro do carro ou o convênio médico são bons quando são utilizados. Posso garantir ao leitor que jamais corri este tipo de risco, totalmente desnecessário e amador.

Por outro lado, entendo que síndico responsável e profissional não pode arriscar e nem contar com a sorte, ainda mais com o dinheiro rateado entre os moradores.

Orientações para síndicos efetivarem compras de produtos e serviços de forma adequada:

Vamos supor que o síndico decidiu pela instalação de equipamento de proteção perimetral dos muros do prédio.

A primeira pergunta que vem à mente é:

Mas será que é melhor adquirir equipamento físico ou eletrônico ou até mesmo instalar os dois para ter maior proteção?

Antes de correr atrás de orçamentos, é preciso definir o que realmente é necessário, os devidos parâmetros e a capacidade financeira para o investimento.

Pesquisas na internet podem ajudar, mas vou logo adiantando que poderá deixar o administrador ainda mais confuso, pelo volume de informações incompletas e desencontradas.

Ir à campo é uma boa opção, ou seja, procurar outros síndicos e administradora de imóveis de sua confiança para saber da experiência de outros condomínios.

O recomendado para aquisição técnica desse tipo e montante financeiro, é a contratação de especialista em segurança para fazer avaliação técnica do que realmente é preciso.

Vamos supor que os sensores por fios eletrificados foi o sistema mais indicado para a proteção de toda extensão perimetral do prédio.

Portanto, o primeiro parâmetro já foi estabelecido.

Mas será que todos os equipamentos são iguais ou possuem a mesma qualidade?

É claro que não.

Se o síndico tiver optado pela contratação de especialista em segurança, o profissional irá especificar qual é o tipo de equipamento mais recomendado. Outro ponto a ser observado, é se o sistema precisa ou não de manutenção.

Agora, se a opção do síndico for assumir essa responsabilidade sozinho, deverá investigar no mercado informações que agreguem na busca por orçamentos.

Após se ter acesso a todas as informações necessárias sobre o produto ou serviço, é hora de buscar empresas para efetivarem o devido orçamento, de acordo com as especificações levantadas.

Nessa fase é de suma importância saber o prazo de entrega, quais as garantias, política da empresa em relação a substituições, prazos de instalação e pagamento, validade da proposta, local e condições de entrega, multa em caso de descumprimento, rol de clientes com nome e fone dos responsáveis e etc.

Com os orçamentos em mãos, vem a fase da escolha do fornecedor, quando o síndico levará em conta o chamado custo x benefício.

Para finalizar, saliento a importância da indicação feita por pessoa de confiança. É tranquilizador o testemunho de clientes que já usaram o produto ou serviço e ficaram satisfeitos. Assim sendo, nem será necessário buscar outros orçamentos e correr risco de efetivar contratação equivocada. A tranquilidade de saber que está efetuando compra acertada não tem preço.

                                                                             JORGE LORDELLO

 


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